Algemeen

Mailberichten bewaren

Mailberichten bewaren

Regelmatig wordt mij de vraag gesteld hoe je mailberichten het best kunt bewaren.

Nu zijn daarvoor diverse methoden:

  • Het bewaren van de mailberichten bij een online mailservice zoals outlook.com of gmail.com,
  • Het opslaan van de mailberichten in een zogenaamde offline mailcliënt zoals (Microsoft) Outlook, eMClient of Mail Windows 10,
  • Het opslaan van ‘losse’ mailberichten,
  • Het archiveren van mailberichten middels het programma MailStore. (Zie het dit onderwerp)

Online mailservice

Het bewaren van mailberichten bij een online mailservice is de meest eenvoudige manier om belangrijke berichten altijd en overal beschikbaar te houden. De essentie hierbij is dat mail wordt benaderd middels een browser, via internet dus. Omdat de mail op een server staat bij die betreffende mailservice, staan deze daar veilig, ook al zou de eigen computer crashen of wanneer de eigen computer opnieuw geïnstalleerd moet worden. Immers, ook al zou de eigen computer om wat voor reden dan ook onbruikbaar worden, de mails blijven bereikbaar via internet. Het maakt in dat geval niet uit met welk middel die mailservice wordt benaderd, via een willekeurige computer, tablet of smartphone. Het enige wat in dat geval nodig is, zijn het internetadres van die mailservice en de inloggegevens.

NB: Elke wijziging zoals verwijderen of verplaatsen van berichten heeft een direct effect. Verwijderde berichten gaan weliswaar eerst nog naar de prullenbak, kunnen eventueel van daaruit worden hersteld, maar de prullenbak zak periodiek handmatig of automatisch worden geleegd. Kortom, de berichten die moeten worden bewaard nooit naar de prullenbak verplaatsen!

Offline mailcliënt

Een offline mailcliënt is een mailprogramma op de eigen computer die voor dat doel specifiek is geïnstalleerd. Standaard beschikken Windows 10 en 11 over het mailprogramma Mail, maar velen hebben een voorkeur voor een ander mailprogramma. Dat kan zijn Outlook (onderdeel van het kantoorpakket Microsoft Office), eMClient, Mailbird, Thunderbird, enzovoorts. 

Al deze mailprogramma’s werken in de basis op dezelfde manier. Na het invoeren van de accountgegevens en (mail)serverinstellingen van de betreffende mailservice ‘kijkt’ het programma voortdurend naar een gewijzigde situatie bij de maildienst (mailprovider) en download in voorkomend geval nieuwe berichten naar de eigen computer en slaat deze nieuwe berichten op in het mailprogramma. Ook verzonden berichten of reacties op bestaande of nieuwe berichten worden opgeslagen en gesynchroniseerd met de online mailservice. In feite bestaat er op zo’n manier altijd een kopie van de online situatie op de eigen computer.

Hoewel een dergelijke methode zeer gebruiksvriendelijk en effectief is, schuilt er toch een ‘gevaar’ in. De opgeslagen berichten in het mailprogramma zijn alleen toegankelijk zolang de computer en het mailprogramma foutloos functioneert. Met bijvoorbeeld een computercrash bestaat de mogelijkheid dat het mailprogramma niet meer toegankelijk is en daarmee dus dan ook niet meer de opgeslagen berichten. Hoe vervelend dit ook klinkt, er is eigenlijk niets aan de hand! Immers, het mailprogramma heeft kopieën opgeslagen van de originele mailberichten welke nog steeds aanwezig zijn bij de online mailservice, mits … gebruik wordt gemaakt van IMAP instellingen of POP3 instellingen waarbij in de mailinstellingen is aangegeven dat altijd kopieën bij de mailservice moeten worden bewaard. (Zie https://computerhulp-zutphen.nl/e-mail-algemeen/ voor verdere uitleg hieromtrent)

Opslaan ‘losse’ berichten

Hoewel mogelijk, is het opslaan van ‘losse’ berichten niet effectief en onoverzichtelijk. Afhankelijk van de mailservice kunnen berichten worden gedownload (doorgaans met een .eml extensie) of afgedrukt. In het eerste geval, downloaden, is de naam van het betreffende opgeslagen bericht doorgaans gelijk aan de titel van het mailbericht. In het tweede geval, afdrukken, kan er zelf een naam aan het bestand worden gegeven. Zorg er in dat geval wel voor dat het bericht als zodanig goed is te herkennen.